Ychwanegwyd Rheoli Cofnodion yn ddiweddar fel yr 16eg prosiect cydweithrediadol yn y Bartneriaeth.  Bydd y prosiect yn ceisio datblygu polisïau a gweithdrefnau cyffredin, a sefydlu fforwm i ledaenu arfer gorau ym meysydd rheoli cofnodion, Diogelu Data a Rhyddid Gwybodaeth.

Yn ogystal â Phrifysgol Abertawe, Prifysgol Fetropolitan Abertawe a Prifysgol Cymru Y drindod Dewi Sant, mae prifysgolion Aberystwyth a Llanbedr Pont Steffan wedi’u gwahodd i fynychu fel sylwedyddion, gan gynnwys yr holl sector addysg uwch yn ne orllewin Cymru felly.

Rheoli Cofnodion

Rheoli cofnodion yw’r maes rheoli sy’n gyfrifol am reoli’r gwaith o greu, derbyn, cynnal, defnyddio a gwaredu cofnodion mewn ffordd effeithlon a systematig (ISO 15489)
Mae cyrff yn defnyddio cofnodion yn y gwaith o reoli eu busnes:

• I hysbysu penderfyniadau a gweithredoedd
• I brofi’r hyn a benderfynwyd yn y gorffennol
• I sefydlu cynseiliau
• I gefnogi atebolrwydd a thryloywder
• I fodloni gofynion cyfreithiol, rheoleiddiol a chyllidol. 

Pan na fydd cofnodion corff yn cael eu rheoli’n briodol:

• Efallai na fyddant yn gallu dangos atebolrwydd
• Pa un a ddilynwyd gweithdrefnau a pholisïau’n gywir
• Efallai na fyddant yn gallu amddiffyn hawliadau atebolrwydd
• Efallai na fyddant yn gallu profi hawliau neu ddiogelu asedau
• Efallai na fydd gwybodaeth hanfodol ar gael pan fydd ei hangen.

Yn gynyddol, mae cyrff yn cydnabod manteision cofnodion sydd wedi’u rheoli’n dda ac maent yn gweithredu rhaglenni i sicrhau bod y cofnodion priodol yn cael eu creu a’u cadw.  Bydd rhaglen rheoli cofnodion effeithiol hefyd yn sicrhau bod cofnodion ar gael i’w defnyddio pan fo angen, bod preifatrwydd a chyfrinachedd yn cael eu cynnal a bod cofnodion diangen yn cael eu difetha’n gyson.